”Når fodboldspillere løber ind til en kamp i en fyldt idrætspark, hører du dem nogle gange sige, at det er for sådan en kamp, de er fodboldspillere. Som pressemand vil jeg sige, at det er sådan en dag som 21. oktober, jeg lever for. Det var ret vildt.”

Sådan siger Henrik Kirkeskov, pressechef i Kombit, Kommunernes IT-fællesskab.

Han stod som presseansvarlig, da Aula– den landsdækkende it-platform som skal erstatte Skoleintra – blev rullet ud på 88 af landets kommuner mandag. Op mod 1,8 millioner lærere, forældre og elever tog systemet i brug, og Henrik Kirkeskov og hans kolleger vidste godt, at Aula formentlig ville få kritik med på vejen fra flere sider.

”Vi var helt klar på, at der kom kritiske vinkler.”

Henrik Kirkeskov synes, krisekommunikation er både nødvendigt og spændende.

”Rent kommunikationsfagligt synes jeg, det er en ekstremt spændende opgave, uanset om lanceringen går godt eller dårligt. Hvis det går dårligt, er der nogle kæmpe udfordringer kommunikationsfagligt i at håndtere det,” siger Henrik Kirkeskov.

To talspersoner

Mandag mødte Henrik Kirkeskov på arbejde klokken seks om morgenen.

Han har sammen med sine kolleger i Kombit trænet budskaber med to talspersoner til at kommunikere om Aula. Den ene er Jakob Volmer, projektleder for Aula, som har haft det daglige projektansvar for Aula.

Den anden talsperson er markedsdirektør Poul Ditlev Christiansen, der er den øverste ansvarlige for Aula-projektet.

”Det, der var interessant, var, at vi har holdt de to som talspersoner hele processen igennem,” siger Henrik Kirkeskov.

Poul Ditlev Christiansen var på TV 2 News klokken 6.35, og Jakob Volmer var i P1 klokken 7.05.

”Og så kørte det,” som Henrik Kirkeskov siger.

Kommunikationslinjen var at være så transparente som muligt over for alle medier, og derfor åbnede Kombit selve it-kontrolcentret for pressen, så radiokanaler og tv-stationer kunne sende derfra.

”Det kunne godt ligne et sats, for der kunne ske et nedbrud. Men vi stolede på systemet og på de testkørsler, der havde været af systemet,” siger Henrik Kirkeskov.

Rekord i mediepres

I et område uden for kontrolcentret lavede de en form for pressecenter, hvor Henrik Kirkeskov og vicedirektør Mikkel Tang Hedegaard holdt overblik over alle indkomne spørgsmål og forespørgsler om interviews fra pressen.

Henrik Kirkeskov hjalp projektleder Jakob Volmer og en driftsansvarlig for Aula med at give interview til den trykte presse. Og vicedirektør Mikkel Tang Hedegaard hjalp markedsdirektør Poul Ditlev Christiansen med at tage interview til de elektroniske medier.

Henrik Kirkeskov har aldrig før oplevet et mediepres som i mandags.

”Når vi havde lavet et interview med et af de store dagblade for eksempel, tikkede der hele tiden nye beskeder ind, og så var det om at ringe op,” fortæller Henrik Kirkeskov.

Omtrent 10 personer havde ryddet kalenderen for at være til rådighed for pressen.

”Vi havde forberedt vores budskaber og trænet vores talspersoner, så der var ikke noget med, at vi var nervøse, hver gang nogen ville have et interview. Det, at vi besluttede os for at bruge kontrolområdet som pressecenter, betød, at alle var lige ved hånden, og det var enormt effektivt,” siger Henrik Kirkeskov.

Sidste interview var mandag 19.50, da markedsdirektør Poul Ditlev Christiansen var igennem til ’Aftenshowet’ via Facetime.

Kritiske historier afstemmer forventninger

Kombits kommunikationsstrategi har fra starten været at være så transparente som muligt om Aula, fortæller Henrik Kirkeskov.

”Vores hovedbudskab har været, at Aula er et system, som fungerer, og som kan løse de basale opgaver, det skal i skole-hjem-samarbejdet.”

”Men også at forventningsafstemme, at der bliver nogle ”bump”, fordi det er et nyt system, og et system, vi videreudvikler hen ad vejen.”

Han er meget tilfreds med lanceringen af Aula mandag og er ikke i tvivl om, at den grundige forberedelse forud for lanceringen har spillet en stor rolle.

Kombit har siden sommeren 2018 arbejdet med en kommunikationsplan i fire spor: For det første en pr-indsats, som er gået især via konventionelle medier, for det andet en public affairs-indsats med relevante interesseorganisationer som Skole og Forældre, Danmarks Lærerforening, Skolelederforeningen og Danske Skoleelever, for det tredje en kommunikationsindsats direkte i kommunerne og endelig den øvrige indsats på blandt andet sociale medier.

Men for Henrik Kirkeskov er den vigtigste pointe efter mandag netop, at den emergente krisekommunikation – altså den, der ikke kan planlægges – spiller en stor rolle på så stor en lanceringsdag.

”Du skal håndtere ting, der popper op, det er ikke alt, du kan lave kriseplaner for. Du kan lave rammen, men du skal være klar til at kunne håndtere det uventede,” siger han og nævner som eksempel, at de var nødt til at opgive at nå at tjekke citater til de interview, de gav mandag.

Tiden var bare ikke til det.

Henrik Kirkeskov mener ikke, de kritiske vinkler før og under lanceringen skader Aulas modtagelse hos brugerne.

”Faktisk synes jeg, den debat og kritik, der har været, og som vi er gået aktivt ind i, har været med til at forventningsafstemme, hvad Aula er, og hvad Aula skal kunne. Man skal ikke nødvendigvis være bange for kritiske vinkler,” siger han.