Hvis du arbejder som den eneste kommunikatør i en organisation, hvor politik, idealisme og penge er et faktum, vil det ydre præstationspres som følge af personlige agendaer, en bred opgaveportefølje og få ressourcer at trække på ofte være et grundvilkår.

Besidder du tilmed en efterstræbt stilling fx i en NGO, hvor mange står i kø til dit job, og din kommunikationsindsats skal sikre sympati i befolkningen til at skabe de bedste vilkår for forældreløse børn, truede dyr eller ældre og syge, er præstationspresset endnu større.

Flinkefælden klapper hårdt om folk med empati, for man vil jo gerne hjælpe. Det indre præstationspres hvisker i øret: Du kan gøre mere.

For at kunne trives i sådan et (spændende, alsidigt) job, arbejde så effektivt som muligt og kunne være noget for dig selv og andre, når arbejdsdagen er ovre, må du passe på din enmandshær.

Enmandshæren er karakteriseret ved, at alle opgaver, der lugter af kommunikation, ender i skødet på dig. Du er enmandshærens general, som udstikker strategien (i samarbejde med ledelsen). Det er også dig, der agerer koordinerende mellemled ligesom en kaptajn og er udøvende som en menig. Arbejdet spænder fra storpolitik til flyers. Måske er du heldig at have en chef med samme faglighed eller en studentermedhjælper, men i det store hele, er det dig, der skal føre firmaet til kommunikativ sejr.

Så hvordan passer man på sin enmandshær, når opgaverne vælter ind fra hele organisationen, og man måske endda selv har ambitioner for kommunikationsindsatsen?

Mine 10 bedste råd, som jeg selv konstant øver mig i, er følgende:

1) Hav en strategisk ramme at prioritere opgaverne indenfor

Afklar med din chef (eller dig selv, hvis ikke du refererer til en chef), hvilke strategiske mål der er allervigtigst for organisationen at opnå det næste år. Er det at få flere medlemmer? Rekruttere topkvalificeret arbejdskraft? Få bygget en ny hjemmeside? Påvirke bestemte politiske beslutninger via debatindlæg?

Prioritér opgaver, der ligger inden for den strategiske ramme. Så er det lettere at vide, hvornår man bruger sin tid fornuftigt, og sige nej til opgaver, der ikke er en prioritet i år.

2) Visitér opgaverne

I mange fag visiterer man opgaver. Dvs. vurderer, om opgaven er ”berettiget” til at blive løst med det samme, senere, engang ved lejlighed – eller af en anden. Det er nødvendigt, hvis du er ene kommunikatør på pinden. Tænk på en skadestue, hvor en blodprop prioriteres over en brækket arm. Eller viceværten, der prioriterer et sprunget vandrør over at fylde nyt sand i sandkassen.

Kig på, hvilke opgaver der ligger uden for den strategiske ramme og endda helt uden for dit felt, fx administrative opgaver og regnskabsopgaver. Prioritér de opgaver, der rykker organisationen tættere på målet om at få en ny hjemmeside, politisk bevågenhed osv.

Spørg dig selv:

1. Falder den her opgave inden for eller uden for den strategiske ramme?
2. Er jeg den rette til at løse opgaven? Eller skal jeg henvise til en anden, udøve hjælp til selvhjælp i form af 10 minutters rådgivning eller sige nej?
3. Skal jeg løse hele opgaven eller de dele af den, hvor jeg kan bidrage fagligt? Hvilken indsats kræver opgaven? (se punkt 5)
4. Hvornår har jeg tid til at løse opgaven eller dele af den?
5. Hvad har jeg brug for? Skal jeg have hjælp af en kollega, tre dages ekstra tid eller et kursus i Photoshop, før jeg er klædt på til at løse opgaven?

3) Sig nej til opgaver

Nogle gange er man nødt til at vænne sin organisation til, hvad man som arbejdskraft kan bruges til. Hvis opgaven falder uden for strategien, du ikke er den rette til at løse den, eller du har andre opgaver, der kræver dine 37 timers arbejdsindsats, må du sige nej. Men hvordan?

Her kan det være en fordel at kende til assertiv kommunikation, som handler om at stå ved sig selv og udtrykke sine behov, meninger og holdninger klart og utvetydigt med respekt for sig selv og sin modpart.

Bogen: ’Men hvordan skal jeg få det sagt?’ af Christine Byriel er et godt sted at starte.

Nogle gange er det ikke nødvendigt at sige nej, men at finde modet til at bede opgavestilleren om blive involveret senere i processen: ”Jeg vil rigtig gerne hjælpe jer, men I skal lige have afklaret de her tre ting i gruppen, inden jeg kan løse opgaven.”

4) Tjek din position

Find ud af, om du har stillet dig – eller er blevet stillet – midt på ”slagmarken” i forhold til en opgave: Dårligt klædt på til opgaven, men med hele ansvaret. Når en chef eller kollega har brug for hjælp til en opgave, siger du så prompte ”Ja!” eller visiterer du den? (Punkt 2). Vurderer du, om du skal løse hele opgaven eller bidrage til de dele af den, hvor din faglighed kommer i spil? (Punkt 2,3). Tør du sende folk tilbage og træde senere ind i processen (Punkt 3)?

Organisationen har ikke glæde af, at du bruger din tid på at være ansvarlig for den gode stemning. Den har glæde af, at du når de udvalgte strategiske mål.

5) Skalér efter forholdene

Nogle opgaver kræver 10 procents indsats andre 100 procents indsats for at være løst – ikke fantastisk – men tilfredsstillende. Når du har påtaget dig en opgave og skal til at løse den, så øv dig i at skalere din opgaveløsning efter den tid og de ressourcer, du har til rådighed, med blik for, hvilken indsats opgaven som minimum kræver. Ved at skalere efter forholdene vil du kunne løse mange opgaver ad gangen og samtidig bevare arbejdsglæden og effektiviteten.

Eksempel: Forestil dig, at du bliver bedt om at tage en kage med på arbejde. I hvilken grad har du mulighed for at løse opgaven?

• Tid, lyst og spandevis af overskud: Bag superkage fra bunden pyntet med fondant og nyhøstede bær fra haven.
• Tid: Bag en hjemmelavet kage.
• Tid nok: Ryst en Amo-kageblanding sammen.
• Tidspres: Kør forbi bageren på dagen, hvor du skal have kage med.
• Moderat tidspres: Hæld en Citronmåne eller Oreos og lidt frugt fra Fakta i kurven, når du alligevel handler til aftensmaden.
• Maksimalt tidspres: ”Det har jeg desværre ikke tid til, men jeg vil gerne tage kage med i næste måned.”

6) Kontoret for klager er lukket

Hvis andre kritiserer din indsats uberettiget, så gælder det om at ”have skrå skuldre” og lade kritikken glide ned i rendestenen. Dårlig samvittighed over en gennemtænkt og tilstrækkelig indsats skal afskaffes. Godt nok er godt nok, og kontoret for klager er desværre lukket. Permanent.

7) 80 procent forberedelse og 20 procent brandslukning

For at vende bøtten fra en rolle som brandslukkende help desk til strategisk kommunikatør kræver det, at du viser dig selv den respekt og rettidige omhu, det er at planlægge og visitere opgaverne. Samtidig er du nødt til at vænne din organisation til, at rettidig omhu fra opgavestillere øger chancerne for, at du kan levere.

I sjældne tilfælde kan du smide alt, hvad du har i hænderne og hoppe på en brandslukningsopgave, der har topprioritet. Men som udgangspunkt er det sjovere for alle, at der er ”styr på lortet” i stedet for ”lort på styret”.

8) Vær mange, der kommunikerer

Hvis strategien, målene og budskaberne er på plads, kan du overveje at træde ind i en koordinerende/redigerende rolle og involvere brugerne, medlemmerne eller medarbejderne for at være flere, der kommunikerer.

Arbejdet ligger fx i at:

• Sørge for, at der er en fordel for medlemmerne, medarbejderne eller brugerne ved at deltage i kommunikationsarbejdet, fx mulighed for personlig branding (medarbejderportræt, der viser organisationens arbejde i praksis), en præmie (vind en iPad) eller det at hjælpe med opfyldelse af et fælles mål til gavn for et eller andet opbyggeligt (kampagne, der indsamler penge til et nyt anlæg i Zoologisk Have)
• Ridse kriterier op for, hvad det helt præcis er, du gerne vil bede din interne målgruppe om: Deltag i fotokonkurrencen ved at …
• Lave guides og skabeloner til, hvordan man laver en artikel, et SoMe-opslag eller en mobilvideo
• Udvælge og informere om, hvilke # og @ organisationen bruger
• ”Rekruttere” og engagere medarbejderne til at producere indhold til en takeover-profil på SoMe, der viser organisationens arbejde i marken. Fx at en ingeniør på et kraftvarmeværk laver videodagbog i en uge om, hvordan tingene foregår, hvorfor det er godt for samfundet eller på anden måde har en vigtig funktion. Budskaber og hashtags bør være i tråd med strategien, som medarbejderen er informeret om.
• Fortsæt selv listen …

9) Hvor er gærdet lavest?

Som enmandshær kan man have glæde af at lede efter huller i hegnet. Tving din indre perfektionist til at få et nyt syn på kreativitet, så du ikke laver alt fra bunden, men sakser, omskriver, genbruger og sammenlægger indsatser. Simpelthen for at kunne nå mere.

Spørg dig selv: Er der en hurtigere eller nemmere måde at løse den her opgave på? Er der en, jeg kan spørge, som har erfaring med den her type opgave? Findes der en skabelon?

Effektive løsninger er også kreativitet.

10) Vær, hvor du er

Min svigerfar var arkitekt. Når han ved fyraftenstid havde taget de tre trin ned til gaden fra sin tegnestue, havde han fri. Han lagde arbejdet på dørtrinnet og gik hjem til resten af sit liv.

Det forøger nærværet og effektiviteten, når hovedet og kroppen er det samme sted. Overvej at få et lille ritual, der gør, at du tager arbejdstøjet mentalt af og på.

På den måde tænker man ikke på madplaner på arbejdet eller skriver mails i supermarkedet med trætte børn, der gerne vil have en figenstang, hængende om benene.

(I en stilling som presse- eller SoMe-ansvarlig kan dette være meget svært. Trives du med det?)

Så kære kollega. For at skabe modpres til det indre og ydre præstationspres i en stilling som ene kommunikatør på pinden lyder mit overordnede råd, der opsamler de 10 foregående:

Tænk dig selv ind i ligningen:

Opgave + Opgavestillers behov = opgave løst og glad opgavestiller

Kan blive til:

Opgave + Opgavestillers behov + kommunikatørs behov = opgave løst og glad opgavestiller og glad kommunikatør