search

Kan nye teknologier erstatte intranet og fællesmail?

Egmont var først til at indføre Facebook-platformen Workplace i Danmark. Det har gjort den interne kommunikation mere ligeværdig, mener Egmont selv. Men det kræver klare aftaler og selvdisciplin at holde fri, når Facebook er dit intranet

For to år siden blev Egmont den første virksomhed i Norden til at skifte sit intranet ud med Facebooks sociale kommunikationsplatform Workplace.

I oktober 2016 blev en stor del af Egmonts skriftlige kommunikation – fra mails og nyhedsbreve til beskeder på intranet – flyttet over på Facebooks platform, mens intranettet blev lavet om til en statisk portal til systemer, politikker og redskaber.

Ifølge kommunikationsdirektør Line Aarsland skete det efter nøje overvejelser og i tæt samarbejde med Facebooks egne udviklere. Workplace ligner grundlæggende det Facebook, du kender. Intranettet er ligesom et Facebook-feed med opdateringer, mulighed for at lave begivenheder og grupper samt videokald eller chat. Men kun medarbejderne har adgang til virksomhedens Workplace, som er skræddersyet til hver virksomhed

”Workplace passer rigtig godt til den type virksomhed, Egmont er, med ansatte i mange lande og mange forskellige selvstændige virksomheder som Nordisk Film, TV 2 i Norge og magasinredaktioner,” siger kommunikationsdirektør Line Aarsland.

Alle bidrager med kommunikation

Efter godt to år med Workplace som den primære kommunikationskanal mener Line Aarsland, at beslutningen om at flytte kommunikationen over på den nye platform var rigtig.

”Det har betydet, at den interne kommunikation i dag er meget mere relevant for den enkelte medarbejder og de enkelte teams. Workplace er noget, som mange besøger flere gange i løbet af dagen, fordi medarbejderne får en mere relevant information end den, man møder på et klassisk intranet,” siger hun.

Desuden har kommunikationsafdelingens rolle ændret sig, tilføjer kommunikationsdirektøren.

”Tidligere var den interne kommunikation typisk ’top-down’ fra ledelsen og ned i organisationen, men i dag er alle medarbejdere kommunikatører, som kan bidrage med gode eksempler fra hverdagen på vores arbejdsplads,” forklarer Line Aarsland.

 

Screenshot af Workplace, bragt med Egmonts tilladelse

 

En ligeværdig og dialogbaseret kanal

Egmont har retningslinjer for medarbejdernes brug af Workplace, men koncernen har ikke nogen moderator til at redigere, hvad der bliver vist.

”Jeg må indrømme, at der har været enkelte opslag, hvor vi i kommunikationsafdelingen har tænkt, at det måske lige var friskt nok, men vi har ikke modereret noget. Folk lægger jo selv ansigt og navn til. Vi er en medievirksomhed, som lever af at lave indhold, og vi forventer naturligvis, at alle har en eller anden ’gefühl’ internt såvel som eksternt,” siger hun.

Ifølge Line Aarsland følger Workplace på mange måder den trend, som ses i kommunikationsverdenen i det hele taget – nemlig at kommunikationen er mere dialogbaseret, og at den bliver mere ligeværdig.

”Alle er langt mere engagerede, og folk bruger det og finder det relevant. Vi oplever, at medarbejderne ved mere om hinanden på tværs af organisationen og følger andre dele af forretningen end den, hvor de selv sidder. I ens nyhedsfeed får man både det helt nære fra egen afdeling og den mere strategiske kommunikation fra ledelsen samt det helt brede fra Egmont-koncernen,” siger hun.

Hvilke overvejelser gjorde Egmont sig i forhold til at lægge virksomhedens interne og fortrolige data i hænderne på Facebook, som kan siges at have et noget blakket ry, når det handler om at værne om brugernes privatliv?

”Det var et spørgsmål, som optog os meget, inden vi indgik aftalen, men vi blev betrygget i sikkerheden. Dels har vi indgået en databehandleraftale med Facebook, dels er Workplace del af EU-US Privacy Shield (en ordning om overførsel af data mellem EU og USA, red.) og under EU’s regler, og derudover ejer vi selv vores data, hvilket har den konsekvens, at vi selv er ansvarlige for eksempelvis backup samt overflytning, hvis vi vil opsige aftalen,” siger Line Aarsland.

Ikke uden udfordringer

I løbet af de to år med Facebook Workplace har der dog også vist sig flere ulemper, uddyber kommunikationsdirektøren.

Hun forklarer, at platformens algoritme fungerer ligesom på det almindelige Facebook, hvor et nyhedsfeed sammensættes på baggrund af den enkeltes interesser og de grupper, vedkommende er med i.

”Men mange oplevede i starten, at der var en del information, der gik tabt, og at det var lidt tilfældigt, hvad der endte i deres nyhedsfeed. De var bange for at gå glip af vigtige dagsordener,” forklarer Line Aarsland.

”Men fordi vi var de første i Danmark til at implementere Workplace, har vi hele tiden haft tæt forbindelse til Facebook og kunnet give feedback. For eksempel gjorde vi opmærksom på, at vi gerne ville sikre os, at bestemt indhold skulle nå ud til alle. Det blev ændret, sådan at vi i dag kan bestemme, hvis alle for eksempel skal se et bestemt indlæg på ’væggen’,” forklarer hun.

Facebook Workplace og Facebook er to forskellige ting på medarbejdernes smartphones. Men de bruger dem på samme måde i arbejdstiden, hvor mange tjekker Workplace flere gange om dagen. Det stiller krav til selvdisciplinen, hvis man skal holde fri, men det er ifølge Line Aarsland ikke et problem for medarbejderne.

”Arbejdslivet i dag er mere fleksibelt, og for nogle fungerer det godt, fordi fleksibiliteten går begge veje og kan gøre det nemmere at få livet til at hænge sammen. Som alt andet er det en balance, og i sidste ende handler det om god ledelse at få klare aftaler og tilrettelægge arbejdslivet, så det fungerer godt for den enkelte,” siger hun.

Nye værktøjer kræver tilvænning

Foruden Egmont er også Infomedia og Discovery Networks blandt de danske mediekoncerner, der har taget Facebook Workplace til sig. Det viser Journalistens rundspørge om intern kommunikation i landets mediehuse.

Af rundspørgen fremgår det også, at blandt andre DR og TV 2 benytter sig af teknologier som Slack og Microsoft Teams, som ligeledes er moderne kommunikationskanaler, der kan tilgås af medarbejderne via smartphone.

Hos TV 2 fortæller kommunikationschef Anne-Mette Bro Jöhncke, at brugen af Teams og Slack hovedsageligt anvendes som projekt- og driftskommunikation mellem kolleger og afdelinger – ikke som en platform for strategisk ledelseskommunikation.

”Som det ofte er med nye værktøjer og systemer, så kræver de en vis tilvænning. Velkendte vaner og arbejdsprocesser skal erstattes af nye, og det forudsætter disciplin i eksempelvis strukturopbygning og navngivning af filer og mapper. Det er ikke en fordel i sig selv at introducere et stort antal nye værktøjer og platforme, men for TV 2 giver de forskellige teknologiske muligheder god mening som en del af medarbejdernes digitale arbejdsplads,” forklarer hun.

Medier som DR og TV 2, hvor Anne-Mette Bro Jöhncke er kommunikationschef, benytter sig også af kanaler, der kan tilgås af medarbejderne via smartphone.
Foto: PR

 

Kortere vej fra medarbejder til leder

Ifølge kommunikationsrådgiver Jonas Bladt Hansen fra firmaet Bloch & Østergaard er det positive ved teknologier som Workplace, Slack og Teams, at de gør os i stand til at arbejde, uanset hvor vi måtte befinde os.

I stil med Workplace er Slack og Microsofts Team digitale platforme, hvor kolleger kan chatte og dele information gennem forskellige kanaler. Også disse kan nemt bruges på mobilen.

”Vi bliver mere tilgængelige, og det burde give os mulighed for at løse opgaver hurtigere,” siger han.

”Jeg fristes til at sige, at grænsen mellem arbejdsliv og privatliv allerede er udvisket for rigtig mange mennesker som følge af teknologien, og at det nu mere handler om at finde en god tech-life balance i arbejds- og fritidslivet,” siger rådgiveren.

Ifølge kommunikationsrådgiver Jonas Bladt Hansen fra Bloch & Østergaard, skaber teknologier som Workplace, Slack og Teams mulighed for at arbejde, uanset hvor vi befinder os.
Foto: PR

 

Overordnet set er fordelen ved kanaler som Workplace og Slack, at man kan styrke netværket og videndelingen på tværs af organisationen.

”De kan gøre den interne kommunikation mere relevant, og medarbejderens idéer får kortere vej til beslutningstageren,” skitserer Jonas Bladt Hansen.

Hvornår holder vi fri?

Han har dog også bidt mærke i de udfordringer, teknologien kan give. For eksempel kan man som medarbejder godt blive bekymret for at gå glip af ting, hvis ikke man er på hele tiden.

”Man kan føle, at der er en forventning om at svare hurtigt, også selv om man har fri. Der kan være risiko for at føle sig ekskluderet, så det er vigtigt, at man i sit team er meget tydelig med, hvad der skal deles hvor og hvornår. Som leder er det vigtigt, at man italesætter forventninger til at være tilgængelig efter arbejdstid. Det kan lyde banalt, for man har vel fri, når man har fri. Men der er altså nogle medarbejdere, der stadig kan føle et pres, hvis 80 procent af ens kolleger er meget aktive på Workplace eller Slack efter arbejde,” siger han.

”Det er vigtigt, at ledelsen pointerer, at der ikke er nogen forventning om at være aktiv efter arbejdstid. Det er vigtigt at kunne håndtere, at nogle af os foretrækker at holde helt fri efter arbejde, og at andre har en mere fleksibel tilgang til arbejdslivet og ønsker at arbejde og holde fri, når de vil,” forklarer Jonas Bladt Hansen.

Afgørende at ledelsen går forrest

Hvordan ser du trenden med nye teknologier til intern kommunikation udvikle sig i de kommende år?

”Vi vil se, at eksterne og interne kanaler flyder mere og mere sammen. Jo mere relevant, kanalen er for medarbejderne, og jo lettere den er at bruge – ligesom for eksempel Facebook er det – desto større er sandsynligheden for, at den vil få succes,” siger rådgiveren.

 

Kommentarer
3
Simon Freiesleben
25.02.19 10:11
Facebook Workplace er et
Facebook Workplace er et rædselsfuldt arbejdsredskab hvis du skal koordinere projekter eller skabe bedre kommunikation i en organisation. I min optik overlever det udelukkende gennem sin genkendelige brugerflade. Ellers er det på alle måder ringe i forhold til de konkurrerende projektstyringsredskaber. Der er ingen ordentlige muligheder for arkivering af filer, kun ringe brugertilpasning og masser af information går tabt på grund af nyhedsfeedets algoritmer. Jeg vil til enhver tid hellere anbefale Podio eller Slack, der rent faktisk har nogle brugbare funktioner.
Fremhævet af Journalisten
Pernille Tranberg
26.02.19 05:47
Enig m simon,men når det er
Enig m simon,men når det er sagt er det godt nok imponerende at to store danske koncerner vælger Facebook Workplace. Vi taker om en virk, der over alt i Europa anklages for at overtræde vores fælles lovgivning (her en opsummering af den seneste store sag https://dataethics.eu/germany-takes-first-step-to-stop-the-surveillance-business-model/). I tvinger jeres medarbejdere ud på FB eller til at blive der. Det er en virk, der er i gang m at save benene væk under jer selv (også selv om I har lavet databehandleraft med dem. Er den i øvrigt åbent tilgængelig mon?) og så betaler den ikke skat i DK. Og så er der Slack. Der håber jeg så at alle der bruger det, har tjekket deres privacy og lavet databehandleraftaler med dem og valgt betalingsversionen? Der findes her et super europæisk alternativ i Wire.com. Deres b2b version koster lidt men til gengæld betaler man ikke med sine eller andres data. Dette er skrevet i kærlighed til min gl branche, mediebranchen.
Fremhævet af Journalisten
Signe Richter
26.02.19 09:01
"vi har indgået en
"vi har indgået en databehandleraftale med Facebook" - ja goddaw, do. Hvordan kan man have tillid til at Facebook overholder den? Og med hvilken hjemmel kan man indføre kommunikationsredskaber, hvor medarbejderne forventes at betale med deres egne private og personlige data? Et virkelig interessant fænomen for journalisten at undersøge.
Fremhævet af Journalisten

Husk at skrive dit fulde navn og en gyldig mail-adresse i felterne ovenfor, ellers vil din kommentar blive fjernet. Du kan se Journalistens regler for kommentarer her.
Tak fordi du deltager i debatten!

keyboard_arrow_up
Tilbage til toppen