search

Guide: Sådan finpudser du den interne kommunikation

Mange er skeptiske eller forvirrede over, hvad intern kommunikation er for en størrelse, og hvorfor den kan bidrage til en virksomheds succes. Her giver fem erfarne kommunikatører deres tips

”Intern kommunikation er den lim, der gør, at en organisation hænger sammen.”

”Det, der kommunikeres til medarbejderne, er mindst lige så vigtigt som det, der kommunikeres udadtil i pressen.”

”En velstruktureret ledelseskommunikation smitter af på medarbejderne, som dermed aldrig er i tvivl om, hvad de skal bidrage med og hvorfor.”

Sådan lyder nogle af argumenterne for, at intern kommunikation bør prioriteres højt ude på arbejdspladserne, når Journalisten spørger eksperterne.

Argumenterne stammer fra Journalistens serie af artikler om, hvad intern kommunikation er for en størrelse, og hvorfor den kan være afgørende for en virksomheds succes. I artiklerne har vi dog også beskrevet, at mange er skeptiske eller forvirrede over intern kommunikation som disciplin, hvilket ofte hæmmer kommunikatørernes arbejde med at oversætte ledelsens budskaber til medarbejderne. Og så er man måske lige vidt.

Derfor har vi i det følgende samlet en række erfaringer fra kommunikatører, der arbejder professionelt med intern kommunikation. Deres råd kan forhåbentlig hjælpe både ledere, medarbejdere og andre kommunikatører med at finpudse disciplinen.

 

Råd nummer 1: Lav en strategi for kommunikationen

Et godt sted at starte er at anerkende vigtigheden af intern kommunikation og dernæst sætte den i system.

Det kan man gøre ret simpelt med en kommunikationsstrategi, forklarer Barbara Saitta Bregendal, partner og medejer af kommunikationsbureauet LEAD Agency.

”Man skal arbejde kontinuerligt med intern kommunikation – ikke kun når der er noget fantastisk eller noget forfærdeligt at fortælle,” siger Barbara Saitta Bregendal.

Foto: PR

 

Ifølge Journalistens rundspørge har hver tredje mediekoncern ikke nogen kommunikationsstrategi.

”God intern kommunikation starter med, at man sætter de rigtige mennesker sammen i et rum, hvor de har en samtale om, hvor virksomheden er på vej hen, og hvad der skal kommunikeres,” siger Barbara Saitta Bregendal og fortsætter:

”En kommunikationsstrategi skal munde ud i en ret konkret plan for, hvad der skal kommunikeres ud i det næste kvartal, så man ikke kommunikerer det hele i januar. Hvis man pludselig siger ”ups, vi har glemt den interne kommunikation”, risikerer man at skulle sende en masse information ud i ét hug, efter at der måske har været radiotavshed i tre måneder. Det er useriøst. Derfor skal strategien sikre, at kommunikationen bliver sat i system og struktureres i forhold til prioriteter og budskaber,” siger Barbara Saitta Bregendal.

PFA’s kommunikationschef, Niels Overgaard, supplerer:

”En kommunikationsstrategi behøver ikke at være raketvidenskab. Vores strategi for intern kommunikation kan være på et enkelt slide, men den sætter en klar retning for vores arbejde og gør, at vi træffer beslutninger på et sagligt grundlag,” siger han.

Råd nummer 2: Arbejd kontinuerligt med intern kommunikation

Ifølge Barbara Saitta Bregendal må intern kommunikation ikke være noget, man først griber til, når der er en særlig anledning til det.

”Der kan være en tendens til, at man først prioriterer intern kommunikation, når der er store forandringer på vej, og så er det typisk for sent. Hvis man pludselig står og skal fyre 300 medarbejdere og tænker ”Nu må vi hellere opgradere kommunikationen”, så bliver det krisekommunikation,” påpeger hun.

”Man skal arbejde kontinuerligt med intern kommunikation – ikke kun når der er noget fantastisk eller noget forfærdeligt at fortælle. Men også når man skal fejre de små sejre eller opmuntre undervejs. Den interne kommunikation skal rumme det hele, ikke bare yderpunkterne,” siger Barbara Saitta Bregendal.

Læs om DR’s interne kommunikation under fyringsrunden i 2018

Hos PFA fortæller Niels Overgaard, at kommunikationsafdelingen arrangerer årlige dialogdage, hvor medarbejderne i en fast ramme har mulighed for at få mere indsigt i virksomhedens strategi og mål. Her bliver de blandt andet præsenteret for konkrete projekter af kolleger rundt omkring i organisationen.

”På den seneste dialogdag havde vi 97 procent positiv feedback på smiley-standere ved udgangen, og det supplerede vi med en kvalitativ rundspørge i organisationen. På den måde får vi værdifuldt input til vores videre arbejde, mens ledelsen kan få et nogenlunde fyldestgørende indtryk af, hvordan møderne er blevet modtaget i organisationen,” forklarer han.

Hos PFA arrangerer kommunikationsafdelingen årlige dialogdage, hvor medarbejderne i en fast ramme har mulighed for at få mere indsigt i virksomhedens strategi og mål, fortæller kommunikationschef Niels Overgaard.

Foto: PR

 

 

Råd nummer 3: Vælg de rette kanaler for medarbejderne

Det er ikke underordnet, hvilke kanaler der anvendes til den interne kommunikation. Og i dag findes der adskillige platforme hertil: Det klassiske intranet, ugentlige nyhedsbreve fra ledelsen og nye teknologier som Slack og Facebook Workplace.

Den ene kommunikationskanal udelukker ikke nødvendigvis den anden, men ifølge forfatter og underviser Trine Nebel fra Danmarks Medie- og Journalisthøjskole er det ideelle, man bør stræbe efter, den personlige direkte kommunikation.

”Når vi skal kommunikere, sker det bedst menneske til menneske, ansigt til ansigt. I det sekund, der kommer teknologi ind over – om det så er mail, sms eller intranet – sker der det, at den nonverbale kommunikation forsvinder. Det vil med det samme hæmme eller besværliggøre den følelse af tillid og lydhørhed, som en ledelse gerne vil vise medarbejderne,” siger hun.

"I det sekund, der kommer teknologi ind over – om det så er mail, sms eller intranet – sker der det, at den nonverbale kommunikation forsvinder," siger Trine Nebel.

Foto: Privatfoto

 

Barbara Saitta Bregendal anbefaler, at man som udgangspunkt møder medarbejderne dér, hvor de gerne vil mødes.

”Hvis de foretrækker intranet, skal man ikke lægge det i graven. Man vil gerne føle sig hørt som medarbejder, og platformen er bare et middel til at nå det. Spørgsmålet er, om virksomhederne har undersøgt, hvad medarbejderne foretrækker? Det kan være vigtigt at kortlægge. Nogle medarbejdere vil måske helst mødes ansigt til ansigt i stedet for at få beskeder på en digital kanal,” opridser hun.

Hun medgiver, at de nyere platforme som Workplace og Slack giver nye muligheder for at interagere, hvilket kan gøre kommunikationen mere dialogbaseret.

”Men nogle gange handler intern kommunikation ikke om dialog. Nogle gange handler det om, at ledelsen udstikker en retning, og at den ikke er til debat. De kanaler, man vælger at bruge til sin kommunikation, skal holdes op mod medarbejdernes hverdag – sidder de for eksempel ved en skærm, eller er de ofte ude af huset?” siger Barbara Saitta Bregendal.

 

Råd nummer 4: Sørg for at evaluere indsatsen

Ifølge Foreningen for Intern Kommunikation er det på europæisk plan kun 16-20 procent af virksomhederne, der evaluerer deres interne kommunikation. Det viser en stor undersøgelse lavet på europæisk plan i 2018 af den europæiske forening for intern kommunikation, FEIEA.

I medievirksomheder er tallet sandsynligvis endnu lavere, vurderer formand Henrik Vinther.

”Fordi mange medievirksomheder i forvejen er professionelle kommunikatører, forsømmer de at lave statistik og evaluering på, hvordan deres interne kommunikation virker,” siger han.

Bjarne Rostbøll Christiansen, adjunkt ved Copenhagen Business Academy og underviser i strategisk kommunikation, erkender, at det er svært at måle effekten af intern kommunikation. Men det gør det ikke mindre væsentligt, påpeger han.

”Man skal gøre det klart, hvad man får ud af, at medarbejderne er velorienterede om, hvad der sker i virksomheden. Og om strategien for den interne kommunikation er lykkedes. Det kan være, man har en god kommunikatør, eller at man har et godt intranet med gode artikler, eller at man har et godt kollegialt miljø, hvor man deler viden, eller at chefen ofte er på gulvet for at tale med medarbejderne. Det er vigtigt at samle op på, hvad man har gjort, og om det har skabt større mening og motivation for de enkelte medarbejdere,” pointerer han.

Adjunkt ved Copenhagen Business Academy, Bjarne Rostbøll Christiansen, mener, at intern kommunikation er relevant, selvom den er svær at måle effekten af.

Foto: CPH Business

 

Hos PFA fortæller kommunikationschef Niels Overgaard, at virksomheden foruden de årlige dialogmøder også løbende afrapporterer læsertal på intranet-artiklerne.

”På den måde kan kommunikationsafdelingen danne sig – og videregive – et billede af, hvad der interesserer medarbejderne,” siger han.

 

Kommentarer
1
John Jørgensen
27.02.19 14:44
Journalistikken hører hjemme
Journalistikken hører hjemme i kloge virksomheder

Endelig er vigtigheden af intern kommunikation i virksomheder nået frem til Journalisten, men hvor er det dog synd, at I kun har øje for den funktionalistiske tilgang til begrebet. Er det et oplyst redaktionelt valg, eller ved I bare ikke bedre?

Siden 90erne er kommunikationsafdelingerne – og kommunikationen – i de store virksomheder og organisationer blevet holdt i en spændetrøje af kravet om integreret kommunikation.

Organiseringsidealet bygger på forestillingen om, at al kommunikation kan og bør styres fra ét punkt i virksomheden, at modtagerne af virksomhedens budskaber kan inddeles i veldefinerede målgrupper, at alle kommunikationsaktiviteter kan integreres og dermed styres eller orkestreres fra toppen, og at det er nødvendigt for virksomhedens konkurrence- og gennemslagskraft, at den taler med én stemme, og at denne stemme er topledelsens.

Denne kyniske og rigide tænkning, der stadig bliver markedsført af brigader af reklamefolk og konsulenter fra PR-branchen, er både teoretisk og praktisk uforenelig med den virkelighed som moderne videnvirksomheder arbejder i. Og kraftigt medvirkende til den skepsis nogle journalister har overfor disciplinen.

Mange kloge videnvirksomheder har allerede fået smag for den dynamik, der ligger i involvering af og dialog med medarbejdere. Co-creation (dvs. medskabelse) af produkter, serviceydelser, strategier, relationer og ikke mindst mening er blevet hverdag. Og det skaber grundlag for nye måder at give medarbejdere og ledere medejerskab og indflydelse, både intellektuelt og pekuniært. Det er veldokumenteret, at dialogbaseret ledelse både gavner bundlinjen og skaber medarbejdertilfredshed. Virksomheder, som formår at involvere deres medarbejdere, klarer sig bedre end topstyrede og regelbaserede virksomheder.

Journalistikken er i sin natur dialogbaseret, og hører derfor hjemme i hjertet af kloge virksomheder. Den moderne journalistiske tænkning, dens metoder og principper, og dens krav om fairness og gennemskuelighed, er som skræddersyet til at understøtte dialog, involverering, meneningsskabelse og aktivisme, dvs. grundpillerne i den moderne kommunikationsforståelse. Kommunikationsenheder, offentlige som private, har en dobbeltrolle. De skal både beskrive problemet og være med til at løse det. Den interne journalistik skal både kunne stille spørgsmål, søge og få svar.

I stedet for at holde mikrofonen for de selvfede typer i PR-branchen, ville det være lidt mere begavet, interessant og værdiskabende, at opsøge de journalister i offentlige og private videnvirksomheder, der faktisk prøver at udvikle en journalistisk platform for den interne kommunikation. Hvis ikke Journalisten, hvem så?
Fremhævet af Journalisten

Husk at skrive dit fulde navn og en gyldig mail-adresse i felterne ovenfor, ellers vil din kommentar blive fjernet. Du kan se Journalistens regler for kommentarer her.
Tak fordi du deltager i debatten!

keyboard_arrow_up
Tilbage til toppen