Da statsminister Mette Frederiksen onsdag aften sidste uge beordrede Danmark ned i gear, gik kommunikationsansatte i staten, kommuner, politi og trafikselskaber i hele landet op i højeste beredskab. Flere steder som en del af myndighedens krisestab. Med coronavirussets udbrud har staten taget nye, vidtgående tiltag i brug, og det sætter behovet for kommunikation til borgere og ansatte i højsædet.

En af dem, som stod med i Statsministeriet under pressemødet, er Sundhedsministeriets kommunikations- og pressechef, Christian Lehmann.

”Jeg tænkte, jeg kommer til at huske det her. Det er rimeligt historisk, det der sker,” siger han, hvis arbejdsdage i flere uger har været domineret af corona.

Han har siddet med på næsten daglige møder mellem Sundhedsministeriet og Sundhedsstyrelsen om situationen med corona. Da virusset for alvor slog ud i Italien, begyndte et større koordinerende arbejde mellem Justitsministeriet, Rigspolitiet, Udenrigsministeriet og Statsministeriet. Med pressemødet i Statsministeriet onsdag fik tempoet et ekstra nøk opad.

”Min telefon ringer hele tiden,” siger Christian Lehmann og fortæller, at opkaldene kommer både fra andre myndigheder og fra pressen, der naturligt har mange spørgsmål, og mange ønsker ministerinterviews.

Presseafdelingen er nødt til at fokusere på henvendelser om corona, og de må ofte henvise journalister til pressemøder frem for egentlige interviews med sundhedsministeren, fortæller han.

”Det er gået meget stærkt. Nogle gange har der også været henvendelser, vi kunne have håndteret hurtigere eller anderledes,” siger Christian Lehmann.

Han oplever, at coronakrisen og myndighedernes tiltag er så indgribende for befolkningen, at der er behov for, at en lang række myndigheder kommunikerer masisvt, hele tiden og på alle kanaler.

”Jeg tror, at alle myndigheder, der været involveret i det her, har en meget klar fornemmelse af, at det her er godt nok en helt ny situation, det er ikke bare business as usual,” siger han og tilføjer:

”Og så er der det nære. Min far har KOL. Det tænker jeg selvfølgelig også på.”

Ingen kriser ligner den foregående

Også hos Rigspolitiet blev der lagt ekstra tryk på kommunikationen efter pressemødet onsdag.

”Netop fordi hele samfundet står i en situation, vi ikke har prøvet før, og hvor der er ekstremt vidtgående ændringer i folks dagligdag i forhold til, hvem de må omgås, kan de komme på arbejde, kan de tage offentlig transport og så videre, så er kommunikation jo helt ekstremt vigtig lige nu,” siger pressechef Thomas Kristensen.

Han er samtidig stabschef i den såkaldte DCOK, som er det kommunikationsberedskab, hvor især politiet, Sundhedsstyrelsen, Styrelsen for Patientsikkerhed, Beredskabsstyrelsen og Udenrigsministeriet koordinerer myndighedernes kommunikationsarbejde.

Her har myndighederne blandt andet startet fælles medieovervågning op og etableret hjemmesiden coronasmitte.dk, hvor borgere og andre kan finde myndighedernes samlede og opdaterede informationer om corona.

”De ting, der bliver sat i værk her, er virkelig usædvanlige, og dermed er det også en meget usædvanlig kommunikationsopgave, som vi skal løse,” siger Thomas Kristensen.

Ud over at koordinere kommunikation med andre parter har Rigspolitiet også haft travlt med at kommunikere selv via alle kanaler, de plejer at bruge: Pressemeddelelser, hjemmeside, SoMe-kanaler, pressemøder og influencerne Anders Hemmingsen og Rasmus Brohave.

”Jeg har især tænkt over, at ingen krise ligner den foregående. Da vi havde de store flygtningestrømme i 2015, havde vi heller aldrig prøvet noget lignende før. Der er behov for at være ekstremt god til at tilpasse sig og finde ud af, hvad det er for nogle rutiner, vi skal have op at køre,” siger Thomas Kristensen.

Fyns Politi: Stille, tomt og travlt

Mens Rigspolitiet har det overordnede ansvar for at kommunikere om corona til pressen, så kommunikerer de enkelte politikredse til deres egne ansatte i kredsene.

”Jeg tror, det er første gang, jeg har oplevet, at intern kommunikation er virkelig højt prioriteret,” siger Sunniva Pedersen-Reng, kommunikationskonsulent ved Fyns Politi, og fortsætter:

”Det er ikke, fordi man ikke prioriterer intern kommunikation normalt, men det er på et helt andet niveau de her dage. Og det skaber en anden energi om mit arbejde,” siger hun.

Hun har blandt andet haft travlt med at kommunikere til betjentene i Fyns Politi om, hvor syg man skal være for ikke at møde på arbejde, og at betjentene skal holde ekstra afstand, når de holder briefinger med mere end otte til stede i rummet på en gang. Alt sammen for at skabe tryghed.

”Jeg er ikke sikker på, vi er lykkes 100 procent. Mange betjente er jo i nærkontakt med borgerne, og det kan godt give en utryghed: Hvordan skal jeg agere, når jeg er nødt til at tage fat i folk, eller hvis de har en borger med inde i patruljebilen, så den slags skal vi sørge for, de får information om,” siger Sunniva Pedersen-Reng.

For at være sikker på, at informationerne er nået ud til alle betjente, bruger hun politiets eget sms-system, UMS’er, og samtidig lægger hun informationer på politiets interne infoskærme og på intranettet.

”Jeg spammer simpelthen. Det gør jeg, fordi det er meget vigtig information,” siger Sunniva Pedersen-Reng, der bruger meget arbejdstid på møder, dialog med lederne og de lokale faglige organisationer. Stemningen er helt speciel.

”Det er en blanding af meget stille og tomt og så virkelig travlt. Der er meget få mennesker, men samtidig er der mange opgaver,” siger hun.

DSB: En struktur at improvisere i

Også Niels-Otto Fisker, kommunikationschef i DSB, rykkede op i gear efter pressemødet onsdag aften.

”Vi skal både kommunikere til kunderne og til medarbejderne og samtidig sørge for, at hjulene drejer rundt. Der er meget arbejde i det,” siger Niels-Otto Fisker.

Og som hos Fyns Politi er det med vægt på den interne kommunikation. Der er masser af kommunikation til kunderne også, men DSB har et solidt efterprøvet setup til at håndtere krisekommunikation over for passagererne, for eksempel når der er sporarbejde eller andre forstyrrelser på trafikken. De har rutinerede procedurer for pressemeddelelser, SoMe-aktivitet og pressehåndtering. Men:

”Rigtigt meget lige nu handler om at skabe tryghed for medarbejderne. Der er tale om en virus, der fuldt berettiget skaber en masse bekymring,” siger Niels-Otto Fisker.

I stedet for de normale intranetnyheder og nyhedsbreve sender DSB’s kommunikationsafdeling ét dagligt nyhedsbrev alle ugens dage til alle medarbejderne med det vigtigste nye om corona. Han ved ikke med sikkerhed, om informationerne fra ledelsen og kommunikationsafdelingen mindsker de ansattes bekymringer.

”Men det er mit indtryk, at der bliver taget godt imod den information, de ansatte får. Og det hjælper organisationen at have en struktur, vi kan improvisere i. Det gør det nemmere at tage beslutninger,” siger Niels-Otto Fisker.

Midtjylland: Her giver mit job bedst mening

En af dem, som løfter regionernes kommunikationsopgaver, er Steven Collins, specialist i sociale medier ved Region Midtjylland.

”Der er jo et kæmpestort kommunikationsbehov, et vidensbehov i befolkningen. Der har vi da en vigtig opgave. Det er i de her situationer, mit job giver allermest mening,” siger han.

Fredag sidste uge havde han blandt andet ansvar for et Facebook-opslag, hvor Region Midtjylland efterlyste sundhedsfaglige studerende og pensionister til en ’corona-jobbank’.

Han sad til klokken 23 fredag aften for i samarbejde med regionens HR-afdeling at svare på kommentarer og spørgsmål, så opslaget fik størst mulig rækkevidde. Opslaget har haft en rækkevidde på næsten 1,3 millioner danske brugere og er delt 22.000 gange. Mere end 3.000 har meldt sig til jobbanken.

”Det opslag solgte simpelthen sig selv. Der er rigtigt mange, der gerne vil hjælpe,” siger Steven Collins, som i situationen ikke nåede at hæfte sig ved det ekstraordinære i at efterlyse nødpersonale til sygehusene på den måde.

”Tingene går meget, meget hurtigt lige nu, så jeg synes også, man bliver lidt begravet. Lige i situationen sker tingene bare,” siger han.

Herning: Brug for hurtige, præcise tekster

Fra Herning Kommune arbejder kommunikationskonsulent Allan Boye Thulstrup på at berolige borgerne med så god kommunikation som muligt. Pressemødet onsdag aften lagde ekstra tryk på, for pludselig stod forældre til børn i daginstitutioner og pårørende til ældre på én gang med tusind spørgsmål om, hvad der nu skulle ske.

”Allerede onsdag aften kvart over 11 havde vi den første tekst klar. Det var en besked til alle forældre, som skolelederne kunne lægge på aula, så forældre kunne se, at vi har en plan, at kommunen er i gang,” siger Allan Boye Thulstrup.

I Herning Kommune som i flere andre myndigheder indgår kommunikationsteamet i krisestaben, fordi kommunikationen spiller så afgørende en rolle lige nu.

”Vi plejer at dobbelttjekke alting, inden vi sender noget ud. Nu trippel-tjekker vi,” siger Allan Boye Thulstrup, som især oplever, at kommunens forvaltninger har brug for hurtige, præcise tekster, som borgerne kan forstå.

Og de bliver læst. Den 12. marts i år havde Herning Kommunes hjemmeside fire gange så mange besøgende som på samme dag sidste år.

”I sådan en tilspidset situation er det tydeligt, at der bliver sat pris på vores faglighed,” siger Allan Boye Thulstrup.