Man skal holde tungen lige i munden, når man skal kommunikere en storm, som den, der rammer hele Danmark i dag.

Sådan lyder meldingen fra både Danmarks Meteorologiske Institut (DMI) og DSB, der har kørt to store kommunikationsmaskiner i stilling her til formiddag. Det er der god grund til. Al erfaring viser nemlig, at der kommer rekordpres på telefonerne, fortæller Knud-Jacob Simonsen, sektionsleder i vejrtjenesten hos DMI. Her forventer de at tale med rigtig mange journalister i dag.

»Det er klart, at der er et nyhedshungrende segment ude i befolkningen, som vi skal prøve at servicere på en dag som i dag. Og der vil altid være nogen, som mener, at det er med til at optrappe og overdramatisere, at vi opdaterer så meget og optræder i så mange medier.«

Billeder i folks hoveder

For DMI er en af de helt store udfordringer for kommunikationen at få oversat de metrologiske begreber og værdier, så folk forstår det.

»Folk forstår jo ikke nødvendigvis, hvad betegnelsen ’storm’ helt konkret betyder. Så udfordringen for os er, at vi hele tiden skal have dannet nogle billeder inde i folks hoveder så de ved, hvad de kan forvente. Det kan være at forklare, at tagsten kan falde ned, at træer kan vælte og spærre vejen, og at du måske ikke kan hente dine børn i børnehaven til normal tid,« siger Knud-Jacob Simonsen.

Samtidig er der hele tiden den joker med i spillet, at meteorologiske forudsigelser altid er behæftet med en vis usikkerhed, forklarer han. Og dét stiller krav til en vis balance i kommunikationen, når journalisterne for eksempel spørger ind til, hvor sikre varslingerne er.

»Usikkerheden er altid til stede, og selv små usikkerheder kan komme til at betyde meget. Men hvis vi hælder for meget usikkerhed ind i vores kommunikation risikerer vi, at folk tænker ’ja, ja – den er god med jer’,« siger Knud-Jacob Simonsen.

Spekulationer er utroværdige

Samme udfordring har de hos DSB, der hele tiden skal forsøge at levere overblikket over togtrafikken.

»Vi prøver hele tiden at være på forkant med situationen. Men når prognoserne ændrer sig, skal vi lynhutigt kunne sadle om og improvisere. Det betyder, at vi ikke altid kan nå ud til alle, når elementerne raser,« siger kommunikationschef hos DSB Lars Kaspersen.

I de situationer, hvor prognoserne pludselig ændrer sig, og tingene sker hurtigt, er det hele tiden en afvejning, hvornår man skal gå ud med informationerne. For hurtige reaktioner risikerer nemlig at svække troværdigheden, forklarer Lars Kaspersen:

»Vores udfordring er, at vi hele tiden skal hurtigst muligt ud med de informationer, vi har, samtidig med at folk skal kunne regne med, at det, vi siger, er faktuelt korrekt. For meget snak om spekulationer og forventninger kan give folk følelsen af, at det nok ikke går så galt. Så det gælder også om at sikre vores troværdighed,« forklarer han.

Twitter er effektivt

Både hos DSB og DMI har man også taget de sociale medier i brug for at kunne nå ud til borgerne, når stormen raser. Særligt Twitter er et effektivt kommunikationsredskab, mener Lars Kaspersen fra DSB.

»Vi fik mange nye followers på Twitter efter oktober-stormen. Og på en dag som i dag kunne vi da godt ønske os, at vi havde endnu flere. Det har vist sig at være et rigtig effektivt redskab til at nå ud til folk, mens de for eksempel står på stationen og venter på toget,« siger han.

I løbet af dagen vil DSB blandt andet bruge Twitter til de nyeste opdateringer om køreplansændringer og aflysninger. Og også hos DMI vil de holder folk opdateret via Twitter.

»Under sidste storm tweetede vi noget ud, og det vil vi også gøre i dag. Twitter er især sindssygt godt, når der sker pludselige ændringer, fordi man kan sprede informationen hurtigt ud her,« siger sektionsleder Knud-Jacob Simonsen.