Microsofts stifter, Bill Gates, er blandt verdens mest succesfulde erhvervsledere. Og så er han manden bag et af de mest udbredte citater om intern kommunikation.

Omskrevet til dansk lyder det sådan her: ”En virksomhed er ligesom et menneske. Den skal have en intern kommunikationsmekanisme – et nervesystem – for at kunne koordinere sine handlinger.”

For Bjarne Rostbøll Christiansen, der underviser i kommunikation ved Copenhagen Business Academy, giver citatet god mening. Han opfatter selv intern kommunikation som ”den lim, der gør, at en organisation hænger sammen”.

”En organisation er som vores krop med en masse organer, som arbejder hver for sig, men som også hænger sammen. Det er kommunikationen, der binder organisationen sammen. Derfor oplever man, hvis man går på tværs i en velfungerende organisation, at virksomheden har en retning og taler med én stemme. Men virkeligheden ser anderledes ud, og mange er skeptiske eller har deciderede fejlopfattelser af intern kommunikation som faglig disciplin,” forklarer han.

Blandt andet er der en del skepsis at spore i mediebranchen, som Journalisten beskrev i går.

Ekstern kommunikation har højere prestige

Ifølge Niels Overgaard, kommunikationschef hos PFA, er det lidt uklare billede af intern kommunikation som disciplin til dels selvforskyldt. Han sammenligner det med historien om bagerens børn, der aldrig fik brød.

”De interne kommunikatører har generelt ikke selv været gode nok til at forklare, hvad deres rolle i organisationen er, og hvordan de skaber værdi. Hvis man ikke selv kan forklare det, så kan andre heller ikke forstå det,” siger han.

Bjarne Rostbøll Christiansen supplerer, at man traditionelt har skelnet mellem intern og ekstern kommunikation, og at førstnævnte længe har haft lavere prestige.

”Med andre ord bliver det at kommunikere virksomhedens målsætninger og resultater udadtil ofte prioriteret højere. Man vil hellere ud og fortælle verden om sin virksomhed end at bruge tiden internt på at kommunikere virksomhedens budskaber,” siger han.

Smitter af på hele organisationen

Men det er en prioritering, der kan vise sig dyr for virksomheden. God intern kommunikation kan nemlig bidrage til organisationens succes på en måde, som den eksterne ikke kan, mener kommunikationskonsulent Kresten Schultz-Jørgensen.

”De meget veldrevne organisationer har en klar retning, og de har mellemledere, som ikke dukker sig, men som ved nøjagtigt, hvor virksomheden skal hen. En velstruktureret ledelseskommunikation smitter af på medarbejderne, som dermed aldrig er i tvivl om, hvad de skal bidrage med og hvorfor,” siger han.

Kresten Schultz-Jørgensen mener sågar, at den interne kommunikation gør hele forskellen.

”Fungerer den optimalt, betyder det, at man kan tiltrække de bedste medarbejdere, at man kan udvikle de bedste produkter, og at man formår at arbejde innovativt, fordi der er sat en retning. På sådanne arbejdspladser har man også den bedste arbejdskultur, fordi medarbejderne ikke bagtaler ledelsen,” fremhæver han.

’What’s in it for me?’

Sidste år var PFA nomineret til KOM-prisen for en intern kampagne, der havde til formål at få gjort strategien nærværende for virksomhedens 1.250 medarbejdere.

Kommunikationschef Niels Overgaard fortæller, at han og kollegerne prioriterer disciplinen højt.

”Intern kommunikation er essentielt, fordi det er en disciplin, der kan være afgørende for, at ledelsens strategiske agenda kommer ud i hele organisationen, og at der bliver eksekveret på den,” siger han og uddyber:

”Jeg er de senere år blevet endnu mere bevidst om den gamle frase om, at mennesker – både medarbejdere og forbrugere – har et bærende princip, når de modtager eller opsøger information: ’What’s in it for me?’,” siger kommunikationschefen.

Ligegyldigt om man præsenterer store strategiplaner eller organisationsændringer, så handler det ifølge Niels Overgaard altid først og fremmest for den enkelte om, hvad det betyder for hende eller ham.

”Derfor er det helt afgørende, at vi som kommunikatører forstår det og evner at omsætte sommetider abstrakte strategier og planer til noget, der opleves som relevant for den enkelte modtager,” pointerer Niels Overgaard.

Klarhed, motivation og arbejdsglæde

Den problematik genkender Henrik Vinther, formand for Foreningen for Intern Kommunikation.

”For mange medarbejdere bliver intern kommunikation ofte overfladisk. Den kommer ikke i dybden, den skaber ikke ordentlig forståelse, og den er ofte envejskommunikation fra toppen og ned uden mulighed for at stille spørgsmål,” skitserer han.

I stedet foreslår han, at flere virksomheder prioriterer intern kommunikation med henblik på at skabe øget arbejdsglæde og fællesskab på kontoret.

”Hvis man var mere ’National Geographic’ i sin interne kommunikation og for eksempel beskrev en proces fra idé til færdigt produkt, ville det skabe meget mere værdi hos de medarbejdere, som aldrig ser, hvor deres arbejde ender henne. De uformelle beskrivelser af, hvad der foregår i virksomheden – i form af for eksempel casehistorier – er virksomheder ofte meget dårlige til. Det er ellers lige netop den form for intern kommunikation, der skaber klarhed, forståelse, motivation og glæde blandt medarbejderne,” pointerer Henrik Vinther.

Journalister er oplagte kommunikatører

Intern kommunikation er at skabe mening på arbejdspladsen, men Bjarne Rostbøll Christiansen mener, at mellemlederne for sjældent bliver klædt på til at kommunikere mening ud til medarbejderne på gulvet.

”Det er en disciplin i sig selv at oversætte toplederens budskab og kommunikere det ned gennem organisationen. Det kræver en dygtig faglighed, og der er hårdt brug for journalister, som kan gå ind og sparre med top- og mellemlederne. Nogle, som kan sige til lederne, at de altså er nødt til at svare på, hvad det her betyder for medarbejderne. Det kan topcheferne sjældent svare konkret på,” siger Bjarne Rostbøll Christiansen, der selv har en fortid som både journalist og kommunikationsmedarbejder.

Hvorfor er journalister oplagte til at løse den opgave?

”Fordi journalister er meget kompetente til det, der er kernen ved intern kommunikation. Journalister er den faggruppe, der er allerbedst klædt på til at være den frække dreng i klassen, som – når ledelsen råber ”agil” eller et andet abstrakt begreb – tør spørge, om kejseren har noget tøj på. Andre medarbejdere føler sig utrygge eller dumme ved at stille sådanne spørgsmål. Men journalister er ikke bange for at gå til toplederen, de er uddannet til at stille de ”dumme” spørgsmål, som faktisk ikke er dumme. Det tør journalisterne, og de er dygtige til at tage de kampe,” forklarer han.

Forkert at skelne mellem intern og ekstern

Bjarne Rostbøll Christiansen håber, at flere virksomheder begynder at værdsætte den interne kommunikation og indse dens potentiale for både medarbejdere og bundlinje.

”Jeg håber, vi vil se en tendens i retning af, at den eksterne kommunikation ikke bliver ved med at være mere prestigefuld end den interne. Jeg mener, de står side om side. Det er to sider af samme mønt, og at skelne mellem dem er for mig at se lidt kunstigt,” siger han.

Bjarne Rostbøll Christiansen var i en årrække kommunikationsansvarlig i Nordea, og han balancerede mellem den interne og eksterne kommunikation.

”Personligt gjorde jeg sådan, at når toplederen i Nordea skulle interviewes af en kritisk journalist, så klædte jeg ham på til det. Det var det eksterne. Men lige bagefter skrev jeg en intern besked til medarbejderne om sagen, så de også var orienteret,” slutter han.