Den teknologiske udvikling har alt for hurtigt overhalet Journalistforbundets økonomiprogram. Et nyt program skal derfor smides ud, og et andet skal ind. Eksperter kalder det en fejlinvestering.

I 2000 tog Dansk Journalistforbund et nyt økonomi-program i brug. ASW hedder det. Allerede i 2004 skal det erstattes af et nyt.

"Det kunne se ud som om, indkøberne ikke har haft nogen heldig hånd i første omgang. Den slags sker eksempelvis, hvis en organisation har været en umoden edb-bruger, som kun har fokuseret på specialist-funktioner på kontoret. Nu, hvor brugerne er mere erfarne, ser man muligheden for at lægge flere funktioner ud på flere skriveborde."

Sådan vurderer Ivan Aaen, lektor på institut for datalogi på Aalborg Universitet, Journalistforbundets edb-indkøb, der efter godt fire år skal erstattes af et nyt.

Den beskrivelse passer på Journalistforbundets rutiner. I dag sender alle lige fra de ansatte i Journalistforbundet til hovedbestyrelsesmedlemmer og andre, der har haft udlæg for Journalistforbundet, bilag ind til økonomiafdelingen. Derefter bliver de tastet ind i økonomiprogrammet. Fremover skal såvel ansatte som medlemmer selv kunne føre sine rejseafregninger og lignende ind via hjemmesiden. Det vil gøre arbejdsgangene mere effektive og spare tid.

Men Journalistforbundet er ikke ene om at måtte skrotte et system for at købe et nyt efter kort tid.

"Det er relativt udbredt at lave den slags "dumheder", som man måske også kunne kalde eksperimenter," siger Ivan Aaen, som mener, at man nemt kan finde eksempler på større fejlanskaffelser andre steder.

IBS, International Business Systems, der har solgt økonomiprogrammet ASW til Journalistforbundet, skriver på sin hjemmeside, at ASW er designet til at opfylde de krav, der stilles til international business to business handel, specielt inden for industrielt udstyr og komponenter.

Kurt Mathiasen er chef for revisionsfirmaet BDOs informatikafdeling og beskæftiger sig med it-løsninger og -rådgivning. Han er enig med Ivan Aaen i beskrivelsen af det edb-umodne forbund.

"Når jeg er ude som rådgiver, beder jeg kunden skue så langt ud i fremtiden, som den kan. Men da de færreste kan skue mere end tre-fire år frem, er det vigtigt at købe et system, man kan bygge videre på. Man skal regne med en holdbarhed på syv-otte år, mere kan man ikke regne med, men tre-fire år er for lidt," siger Kurt Mathiasen.

Ud fra hans erfaringer gætter han på, at Journalistforbundet har kigget på, hvordan betalingerne kunne foregå, men ikke har været klædt på til at forestille sig, at noget kunne laves helt anderledes. For eksempel at brugerne selv kunne udfylde deres rejseafregninger, eller at man i forbundets afdelinger selv skrev en faktura ind.

"Vi så på mange programmer, men fik ASW anbefalet af både forbundets revisionsfirma, Deloitte & Touche, og af medarbejderne i økonomiafdelingen," siger Anne Louise Schelin.

Teknologisk overhaling
Dansk Journalistforbund har to gange inden for to år haft konsulenter til at vurdere arbejdsgangene i økonomiafdelingen – og dermed også arbejdsgangene fra de forskellige afdelinger til og fra økonomiafdelingen.

Sidste år var det firmaet PLS Rambøll, der om økonomi-systemet ASW konkluderede:

"Ulempen er, at det er et specialudviklet system, som er forskelligt fra de gængse systemer."

I juni i år beskrev Bent Mosgaard, konsulent fra firmaet EDB-Gruppen, Journalistforbundets økonomi-system således:

"Kompliceret og forbeholdt specialister (økonomiafdelingens medarbejdere, red)."

Der står også, at det gamle system rummer for mange edb-øer og løsninger, der er for dyre at vedligeholde."

Dansk Journalistforbunds direktør, Anne Louise Schelin, er uenig med it-eksperterne, når de kalder ASW for en fejlinvestering.

Det, som konsulenten kalder edb-øer og dyre løsninger, har været rationelle og nødvendige løsninger. Det nye program gør det imidlertidig muligt at droppe nogle af specialløsningerne, forklarer hun.

"I 1999 kunne vi ikke have valgt en web-baseret løsning, som vi kan i dag. Både fordi Journalistforbundets største og dyreste program til kontingent- og medlemsregistrering ikke var kompatibelt med et sådant, og fordi et sådant program, som ville være relevant for DJ, ikke fandtes," siger Anne Louise Schelin.

I 2004 vil Journalistforbundet tage det nye medlemssystem i brug. Det hedder Modulus, og det er webbaseret. Dermed kan der ske en total integration af alle programmer i fællesskab med a-kassen og JOURNALISTEN. For at det kan fungere optimalt, er der brug for et nyt økonomisystem.

"Det er første gang, at den teknologiske udvikling har overhalet os," siger Anne Louise Schelin og tilføjer:

"Det vil være ren Klodshans at bruge flere penge på ASW."

Anne Louise Schelin forklarer, at omkostningerne ved at opgradere og tilpasse ASW til Modulus og webbaseringer vil være bedre brugt på et helt nyt økonomiprogram, der er født webbaseret. Det rummer samtidig nogle administrations- og analyseværktøjer, som Journalistforbundet kan få stor gavn af. Selv om ASW først vil være fuldt afskrevet i 2005, er det derfor alligevel både økonomisk og driftsmæssigt rigtigt at skifte allerede i 2004.
Anne Louise Schelin betegner det som "tæt på det rene nirvana", når alle forbundets programmer bliver fuldt integrerede. Både det nye medlemssystem og det nye økonomisystem.

Også Journalistforbundets it-chef, Simon Heinsen, glæder sig til at få den nye edb-løsning på plads. Alt vil blive nemmere, siger han og giver et eksempel: "Vi er ikke i stand til at lave noget på ASW selv. Hver gang vi skal lave den mindste tilretning, kræver det eksterne konsulenter fra IBS, der har udviklet ASW."

Gradvis overgang
I EDB-Gruppens rapport fra juni 2003 står der, at samme opgave ofte skal igennem to-tre arbejdsgange, inden den er løst. I JOURNALISTENs tilfælde er fakturaer til annoncørerne igennem fire-fem processer, inden de er afsluttet.
Med det nye web-baserede økonomiprogram, som muligvis bliver Axapta, kan bestyrelsesmedlemmer, ansatte i forbundet og JOURNALISTENs annonceansvarlige selv føre tingene ind digitalt, hvilket vil spare tid i økonomiafdelingen.
Den seneste analyse (EDB-Gruppens rapport) er udarbejdet for at undersøge, om det var forsvarligt af hensyn til medarbejderne i økonomiafdelingen at overgå til ASW samtidig med, at Modulus skal i gang i løbet af efteråret 2003.
"Vi må konkludere, at det vil slide for hårdt på medarbejderne at skifte så hurtigt over," siger Anne Louise Schelin.

UDGIFTER
ASW 694.387 kroner
Rapport fra PLS Rambøll 62.500 kroner
Foranalyse fra EDB-Gruppen 108.000 kroner
Økonomisystem ikke købt endnu
Modulus 2.750.000kroner

De 2.750.000 kroner udgør halvdelen af den samlede udgift. Den anden halvdel bliver betalt af Journalistforbundets A-kasse