Ledelsen i JP/Politikens Hus fik i sidste uge it-afdelingen til at lave en liste med medarbejdere, der havde videresendt en intern mail om husets sikkerhed til Berlingske. Det førte til, at en medarbejder fik en reprimande.

I denne uge kom det også frem, at BBC i løbet af to år har overvåget 150 medarbejderes arbejdsmail i jagten på et læk.

Nu har Dansk Journalistforbund lavet et notat, der opridser reglerne på området og giver en række anbefalinger til medlemmerne. Vejledningen sendes ud til DJ's tillidsfolk, men du kan også læse notatets anbefalinger her:

Må en arbejdsgiver gå ind på en medarbejders computer og tjekke de mails, som medarbejderen har sendt og modtaget fra sin arbejdsmail-adresse?

Ja, det må arbejdsgiver, hvis arbejdsgiver forinden klart har fortalt til medarbejderen (f.eks. i personale-håndbogen), at medarbejderens mails i særlige situationer vil blive læst, og hvis der netop er tale om en sådan særlig situation.

Arbejdsgiver må dog under ingen omstændigheder læse medarbejderens private mails. Det vil være et brud på brevhemmeligheden. I praksis skal medarbejderen sørge for tydeligt at markere, at en mail er privat ved at skrive ”PRIVAT” i emnefeltet.

Arbejdsgiver er forpligtet til umiddelbart efter at underrette den berørte medarbejder og tillidsrepræsentanten om, at man har undersøgt vedkommende medarbejders mails. Arbejdsgiveren skal i den forbindelse oplyse, hvem der har undersøgt medarbejderens mails, og hvad formålet var med undersøgelsen.

Med andre ord: Arbejdsgiver må ikke sidde fra dag til anden og læse sine medarbejderes mails. Der skal være tale om en særlig situation, før arbejdsgiver er berettiget til det. Og hvis det sker, så skal arbejdsgiver underrette medarbejderen og tillidsrepræsentanten.

Hvad er ”en særlig situation”?

Det beror på en konkret vurdering. Men helt generelt kan det siges at være en situation, hvor arbejdsgiver af hensyn til virksomhedens drift og sikkerhed har behov for at undersøge en mistanke om en form for misbrug af mailen.

Hvad med kildebeskyttelsen?

Hvis en arbejdsgiver i sådan en særlig situation læser en journalistisk medarbejders mails, og hvis arbejdsgiveren i dén forbindelse får kendskab til en kilde, der er lovet kildebeskyttelse, så vil arbejdsgiveren være forpligtet til også at indtræde i og efterleve denne lovning om kildebeskyttelse.

Hvis en journalist har lovet kildebeskyttelsen i sin reneste form (altså at kilden ikke skal kendes af andre i virksomheden end den pågældende journalist), så vil det være både oplagt og hensigtsmæssigt, at journalisten kommunikerer med kilden via andre kanaler end journalistens arbejdsmail. Eller at kommunikationen i det mindste krypteres.

Kan en tillidsrepræsentant påberåbe sig, at arbejdsgiver under ingen omstændigheder må læse vedkommendes mails?

Nej, en tillidsrepræsentant er i denne forbindelse ikke stillet anderledes end de øvrige medarbejdere.

Hvad kan vi lære af det?

Hvis man som medarbejder vil være sikker på, at arbejdsgiver ikke læser éns mails, så skal man sende og modtage dem på en privat mailadresse.

Tillidsrepræsentanter bør forlange af arbejdsgiver, at vedkommende er meget klar og utvetydig i informationen til medarbejderne om virksomhedens retningslinjer på dette område – og at man altså meget klart fortæller, at i særlige situationer vil man være berettiget til at gå ind og tjekke medarbejderes mails.

Tillidsrepræsentanten kan samtidig fortælle sine kolleger, lige så klart og utvetydigt, at man skal sørge for at få læst sin ansættelseskontrakt og personalehåndbogen.