Del og hersk – over dine filer

Oplever du også, at kommunikation og udveksling af filer mellem grafikeren og resten af arbejdspladsen forsumper i utallige versioner, mails og wetransfers? Her er seks gode råd til, hvordan I kan stramme op, fra grafiker Julie Asmussen
11.11.2015 · 11:05
Julie Asmussens billede
Julie Asmussen
Freelancelayouter og -illustrator

»Kan du ikke sende via Wetransfer i stedet? Min Dropbox er fuld, så jeg er nødt til at slette i mine filer, hvis jeg skal dele din mappe.«

Nogenlunde sådan lyder den besked, jeg som grafiker og illustrator får fra flere og flere kunder. Og mens jeg skumler i skægget over, at de da bare kan betale det, det koster at købe mere plads i Dropbox - og undrer mig over, at de næsten per automatik fravælger det - sender jeg mine tunge zip-filer med Wetransfer. Det er da også supernemt for modtageren, som får et link og kan downloade filerne i ren, æstetisk nydelse.

Men jeg er overbevist om, at både kunder, grafikere og illustratorer kan spare enormt meget tid og besvær, hvis vi lader teknikken gøre arbejdet for os. Det kræver nogle nye arbejdsgange - men det kan betale sig. Alternativet er, at vi drukner i filer, versioner, transfers og mails.

Og hvad er så smartest? Lad os se lidt på de muligheder, services som Dropbox, Wetransfer og Google Drive tilbyder.

1. Undgå 87 mails per job

Jeg deler en stor frustration med mange af mine grafikerkolleger over kunder, som sender deres materiale til layout i sjatter over flere mails, hvilket til sidst gør det umuligt at holde styr på versioner, rettelser, korrekturgange og instrukser – specielt hvis man sidder med flere jobs samtidig.

Der er heldigvis flere løsninger på det problem.

  • Lav en fælles "job-log" via Google Drive:

    Få dig en Google-konto (hvis du ikke allerede har en) og kom i gang med Google Drive. Her kan du oprette et dokument, vi kan kalde det en "job-log" - som du inviterer din kunde til at skrive med på og rette i. Her holder I nu styr på alle aftaler i fællesskab. Rettelser i dokumentet kan ses i realtid, så I kan nedfælde aftaler på skrift for øjnene af hinanden – for eksempel mens I taler i telefon. Dermed kan I undgå mange efterfølgende mails med bekræftelser, opsummeringer og mulige misforståelser.

    I kan invitere så mange, I ønsker, til at dele dokumentet med jer, og dermed slipper I for 87 mails fra andre bidragsydere og redaktører, der også lige skal godkende eller gennemse aftaler, eller har forslag til nye rettelser. En sådan job-log kan tilgås fra nettet, så I kan holde styr på aftaler og nye rettelser overalt - også på mobilen.

     
  • Brug "Dropbox Badge":

    Har du allerede Dropbox, kan du med fordel downloade Dropbox Badge: En lille ekstrafunktion, der gør det muligt at dele dokumenter med dine samarbejdspartnere med det samme – as you write – lidt ligesom i Google Drive. Du skal bare huske at lægge dokumenterne i din Dropbox, ellers kommer Badge-ikonet ikke frem.

    Endvidere giver Dropbox Badge dig og dine kunder overblik over hele filhistorikken. I projektforløb, hvor kunden bliver ved med at give dig nye versioner af teksten (som jo er enhver grafikers mareridt), kan I altså se præcis, hvem der har rettet i dokumentet hvornår. Det er dermed slut med at skændes om, hvor mange korrekturgange eller ekstra rettelser, et givet projekt har omfattet.

    Bliver du glad for Dropbox, downloader du selvfølgelig også Dropbox app'en, hvorfra du via mobilen kan styre delingen og struktureringen af mapper og dokumenter. Slut med at køre tilbage på kontoret for at sende den pdf til korrektur, som du har glemt at vedhæfte.

2. Få overblik over filerne og undgå forskellige versioner

Laver du bogprojekter som grafiker, sidder du garanteret ofte med flere forskellige versioner af foto- og billedfiler: De første versioner fra kunden til et principlayout, lowres-versioner af billederne fra trykkeriet, og alle de grafer, illustrationer, ekstrafotos og re-indscanninger, som kommer i sidste øjeblik. Lægger du diverse gensendinger og Wetransfers oveni, ser dine jobmapper sandsynligvis ud som mine: Et stort rod af versioner og undermapper, og dokumenter med navne som "Layout__done_færdig_trykklar_korrektur_9_28.01.15_a".

Der er heldigvis også flere løsninger på det problem.

  • Brug Google Drive til at strukturere og holde overblik over indholdet:

    I din job-log (som du jo lige har oprettet sammen med kunden) kan I sammen linke til dokumenter, rettelser, billedmapper, billedfiler og illustrationer. I stedet for mails kan din kunde skrive til dig i jeres joblog:

    "Hej Julie, jeg har lagt det nye billede til side 47 her" - og her er et link, som fører til det rigtige billede.

    Slut med at lede i undermapper med mærkelige navne og bladre 20 mails igennem. Billedet har kunden lagt i jeres fælles billedmappe (også på Google Drive), og linket laves så let som ingenting i dit Google-dokument ved at markere et ord, gå til menupunktet "Insert" og indsætte url-en fra det uploadede billede som link.

     
  • Brug Dropbox' mulighed for at dele hele mapper, undermapper og dokumenter:

    Faren er selvfølgelig, at du som grafiker risikerer, at dine kunder flytter rundt på dine links (et andet grafikermareridt), men er man enig om mappestrukturen, burde dette ikke være et problem.

    Ulempen ved denne model er, at for eksempel et bogprojekt hurtigt kommer til at optage meget plads på alle samarbejdspartneres Dropbox såvel som harddisk. Det er dog et problem, jeg mener både grafikere og redaktører bør betale sig ud af. (Selv har jeg for 99 dollars om året 1 TB plads på Dropbox, hvilket sparer mig for meget bøvl).

3. Undgå flaskehalse

Når du er blevet fortrolig med brugen af Google Drive, er det nemt at opsætte for eksempel en dummy over et projekt, hvad end det er bog, avis eller magasin. Herfra handler det om workflow.

Jeg har selv oplevet et smart og simpelt workflow på Avisen Kommunen, som jeg gerne vil dele.

Princippet er, at alle på redaktionen via Google Drive og Dropbox har adgang til alle filer - og vigtigst af alt en samlet dummy, som giver alle overblik over produktionen.

Sådan kan du gøre det efter:

Lav et dokument i Google Docs med en dummy over jeres magasin. Opret dokumentet som en "drawing", hvilket gør det muligt at lave en hyggelig og overskuelig lille bladdummy med farvede sider. Sider klar til layout markeres for eksempel som røde, og den hjælpsomme redaktionssekretær linker direkte fra dummyen til den korrekturlæste artikel (der ligger som et selvstændigt dokument i Google Drive).

Som grafiker behøver du altså kun at følge et link for at få den rigtige tekst til layout. Layoutede sider markeres for eksempel som grønne, hvorefter siderne ryger videre til korrektur og så fremdeles. Tungere billedfiler og InDesign-dokumenter deles via Dropbox.

Alle på redaktionen har således fuldt overblik over produktionen, og alle kan se, hvem der mangler at aflevere hvad, og hvem der sidder og venter på, at man selv bliver færdig.

Bedst af alt, så har alle adgang til alle filer, og ingen billeder eller billedtekster hænger, fordi nogen på redaktionen har glemt at sende dem videre i systemet. 

Princippet kan med lethed overføres til et hvilket som helst andet projekt, der omfatter grafikere, redaktører, fotografer, illustratorer, journalister osv.

4. Brug Wetransfer til engangsforsendelser

Wetransfer er med god grund blevet alles darling til at sende endog meget tunge filer. Servicens interface er æstetisk flot og nemt at bruge, og desuden gratis, så længe man ikke har brug for at kunne styre udløbet af sine overførsler.

Når jeg som grafiker alligevel foretrækker Dropbox (og måske i særdeleshed en kombination af både Wetransfer, Dropbox og Google Drive), så er det blandt andet, fordi Wetransfers app kun giver mulighed for at sende billeder, i modsætning til Dropbox-appen, som giver adgang til alle mine filer fra alle mine enheder.

5. Brug Creative Cloud til at vise dokumenter, dine kunder ellers ikke kan se

Er du grafiker, vil du sikkert synes, at det er en befrielse at kunne sende for eksempel Photoshop-, InDesign- eller Illustratorfiler direkte til kunden til gennemsyn uden først at skulle lave eksempelvis jpg´s, eps´er eller pdf´er. Deler du dine filer via Creative Cloud, kan din kunde se originalfilerne og endog scrolle gennem dine Illustrator artboards – også selv om vedkommende ikke selv har Adobe-programmerne. Ser man bort fra denne lovende feature, synes jeg dog, at selve fildelingen (som ligner en blanding af Google drive og dropbox) indtil videre virker usmidig og besværlig, og herudover kræver det, at din kunde har et apple-id, hvilket delingen via eksempelvis google-drive er så dejligt fri for.

6. Brug alle services

Jeg er som udgangspunkt ikke særligt teknisk anlagt, og jeg skal indrømme, at det har kostet mig blod, sved og tårer at lære at bruge de tjenester, jeg gennemgår ovenfor. Men når man har lært dem at kende, er de ret simple.

Den største fejl, man kan begå, er at tro, at man er nødt til at beslutte sig for kun at bruge én af dem.

Det er selvfølgelig også en kæmpe udfordring at vænne både sig selv og sine kunder til at bruge for eksempel Google Docs til at kommunikere, hvis man er vant til mail og telefon. Mange vil sikkert også synes, at det er en ulidelig måde at styre projekter og kommunikation på. Jeg har oplevet, at det især er svært at overbevise de skrivende kunder om, at de skal investere i eksempelvis mere plads i Dropbox. Det er jo ikke dem, der skal håndtere de tunge billedfiler.

Men selv behøver jeg bare kaste ét blik på min inbox for at blive overbevist om, at andre tjenester er vejen frem. Det sparer tid for alle at bruge Dropbox, Google Drive og Wetransfer professionelt og i det rigtige mix.

Julie Asmussen

Julie Asmussen er freelancelayouter og -illustrator samt ekstern lektor på Danmarks Medie- og Journalisthøjskole. Hun er tidligere art director på Journalisten frem til 2011, og før det medstifter og partner i designbureauet Spild af Tid. Her på journalisten.dk vil Julie Asmussen dele sine erfaringer og tips om trends og teknologi inden for layout, illustration og visuel kommunikation.

Kommentar

11/11/2015 - 12:20

Erik Luntang

Basecamp er en anden og særdeles effektiv løsning, som styrer og dokumenterer alle forløb i en proces.
https://basecamp.com

11/11/2015 - 15:24

Julie Asmussen

Lyder spændende Erik, tak for tippet!

11/11/2015 - 20:27

Christina Fromberg

:-D FANTASTISK dejligt indlæg med brugbart fokus på + tips til, hvordan vi IKKE spilder vores tid!
Tak Julie!!! Og skønt at Journalisten har fået sig en ny "blogger" med fokus på den visuelle kommunikation, workflow og udfordringer:-)))

12/11/2015 - 15:35

Frederik Bjerre Andersen

Glimrende liste - men hvorfor mener du, man skal bruge både Google Drive og Dropbox? For mig at se kan de det samme (og Google Drive mere, i og med der er indbyggede programmer til skrivning, tabeller, slideshows mv)? Det eneste du nævner er historik i Dropbox, men den har Google Drive i den grad også :-)

13/11/2015 - 17:40

Julie Asmussen

Jeg taler helt sikkert mod bedre vidende:-) Hvis man kan nøjes med at bruge én tjeneste til det hele, er det selvfølgelig det fedeste, og de forskellige services ligner jo også hinanden mere og mere. Min oplevelse er bare, at de fleste af mine kunder bruger wetransfer som en selvfølge, Dropbox sparsomt eller nødigt, og at de allerfærreste benytter Google Drive. Derfor har jeg ikke samlet alle mine æg i en kurv:).
I øvrigt er der (til andre nysgerrige) en glimrende introduktion til Google Drive fra JP her: http://elektronik.guide.dk/Internet/Google/Brugervenlighed/Tips%20%26%20r%C3%A5d/Tilbeh%C3%B8r/10_st%C3%A6rke_tips_til_Google_Drev_7751865, og Google Drives app fungerer ligeså godt som Dropbox´.

01/03/2016 - 06:36

Mette Falk

Kender godt mail-kaos-problematikken. Chatfunktionen på skype er en anden løsning. Du har hele kommunikationshistorikken, kan sende filer og links og ikke mindst gemme/arkivere hele strengen til slut.

Jeg deler, uden problemer, store filer eller mapper fra min Dropbox med kunder/leverandører uden Dropbox: Højreklik på filen eller mappen og vælg "Kopiér Dropbox-link". Så ligger det i udklipsholderen og kan copy/pastes ind i en mail eller en skype-chat. De downloader så direkte til deres pc.

Filecamp er en anden løsning til deling af filer og korrekturgange: https://filecamp.com/da/

CAPTCHA
Dette er en test for at sikre at du ikke er en robot der blot spammer kommentarsporet.

Seneste jobopslag

Kommunikationsmedarbejder/ journalist til Danske Erhvervsakademier

Danske Erhvervsakademier
Ansøgningsfrist: 20.01

Ugeskrift for Læger søger erfaren og ambitiøs journalist

Lægeforeningen
Ansøgningsfrist: 07.01

Bliv pressekonsulent på Københavns Professionshøjskole

Københavns Professionshøjskole
Ansøgningsfrist: 21.12

Initiativrig presserådgiver til spritny enhed

Ejendomsforeningen Danmark
Ansøgningsfrist: 06.01

Områdechef for Forskning og Viden på Danmarks Medie- og Journalisthøjskole

Danmarks Medie- og Journalisthøjskole (DMJX)
Ansøgningsfrist: 02.01

SoMe-stærk kommunikatør med talent for video

ARKIL HOLDING A/S
Ansøgningsfrist: 02.01

Fordelingsansvarlig til Dansk Journalistforbund

Dansk Journalistforbund
Ansøgningsfrist: 10.01

Egnsredaktør

Mediehuset Herning Folkeblad
Ansøgningsfrist: 12.12

Erhvervsjournalist

Mediehuset Herning Folkeblad
Ansøgningsfrist: 12.12

Content specialist

Zoologisk Have København
Ansøgningsfrist: 13.01

Bladredaktør søges til barselsvikariat

Astma-Allergi Danmark
Ansøgningsfrist: 02.01

Journalist

SOS International
Ansøgningsfrist: 14.12

Samvirke søger Danmarks bedste madredaktør

COOP
Ansøgningsfrist: 28.12

P3 Nyheder søger nyhedsvært

DR
Ansøgningsfrist: 14.12

Datajournalist til digital redaktion

DR
Ansøgningsfrist: 10.12

Digital redaktør

Planetarium
Ansøgningsfrist: 12.12

Presse- og kommunikationsrådgiver til Finans Danmark

Finans Danmark
Ansøgningsfrist: 13.12

Pressechef til Finans Danmark

Finans Danmark
Ansøgningsfrist: 13.12

Vi søger en erfaren kommunikationskonsulent

GULDBORGSUND KOMMUNE
Ansøgningsfrist: 12.12

Datajournalist til digital redaktion

DR
Ansøgningsfrist: 10.12

Er du vores nye kommunikationskonsulent?

Landsforeningen af Menighedsråd
Ansøgningsfrist: 10.12