Begge sider af bordet

Opdateret opslagsværk om forhandlingens svære kunst er nyttigt og lettilgængeligt.

* Søren Viemose:
»Konstruktive forhandlinger – på arbejdspladsen«
Viemose
140 sider, 197,50 kroner

Tekst: Margith Lærke, redaktionssekretær og tillidsrepræsentant, Århus Stiftstidende

ANMELDELSE. En vellykket forhandling har to vindere. Begge parter skal føle, at de har opnået noget, ellers er resultatet ikke langtidsholdbart.

Det er én af grundsætningerne i Søren Viemoses forhandlingsfilosofi, der bygger på 20 års praksis som neutral rådgiver i forhandlinger – på begge sider af bordet.

Mange af DJs medlemmer – ikke mindst tillidsfolk – har stiftet bekendtskab med Søren Viemoses forhandlingsteknik på forbundets forhandlingskurser, og mange har sikkert læst eller bladret i de fire bøger om forhandlingsteknik, som han har udgivet siden 1992.

Nu har han skrevet en ny bog, »Konstruktive forhandlinger – på arbejdspladsen«, en udvidet og revideret udgave af en tidligere version, der udkom for fire år siden.

Bogen er inddelt i 26 korte kapitler og er dermed let og overskuelig at bruge som opslagsbog. Til gengæld slipper man ikke for en del overlapninger og gentagelser, hvis man læser bogen i sin helhed.

Som en følge af teorien om, at parterne i en forhandling har en fælles interesse i et konstruktivt forløb, selv om de har forskellige mål, henvender Søren Viemose sig i sin bog til både ledelse og medarbejderside. De gode råd til ledelsen er skrevet med blåt, mens råd til medarbejderne er skrevet med rødt.

Idéen er meget sjov, men i virkeligheden er der ikke den store forskel på de råd, der gives til de to parter. Farven og ordvalget skifter, men opfordringerne er langt hen ad vejen de samme: Vis modparten respekt, skab tillid, vær klar med dine krav og forventninger, lyt til modparten, udnyt tiden mellem møderne, lad dig ikke presse af deadline, hold pause i forhandlingen og brug pausen aktivt, skriv referat – og eventuelt et udkast til referat allerede før mødet.

Nye afsnit i bogen handler blandt andet om at bruge e-mail og internet i forhandlingen og om at forhandle om præmisserne for en forhandling. Må man afbryde hinanden? Må man nedgøre hinandens argumenter? Hvordan bør tonen være?

Indhold og proces er to sider af samme sag:

»Du må arbejde med forhandlingsforløbet, som om du ejer halvdelen og har ansvar for det hele«, lyder det gode råd til medarbejdersiden.

Gamle dages forestilling om, at det er bedst, at den ene side lærer sit, og den anden side lærer sit, er forkert, skriver Søren Viemose og fortsætter:

»Fælles træning forud for f.eks. lokale aftaleforhandlinger bidrager til, at der kommer bedre og mere indsigtsfulde aftaler ud af forhandlingerne."

Desværre giver han ingen konkrete eksempler, men henviser til »udenlandske undersøgelser«. Mon eksemplerne findes inden for den danske medieverden? I så fald læser jeg gerne om det i Journalisten.

For folk, der i forvejen kender Søren Viemoses teknikker, er der ikke meget nyt at hente, men for andre kan det være en nyttig og lettilgængelig opslagsbog. Lars Andersen fra tegnestuen De5 har bidraget med en række illustrative og humoristiske godbidder.

Bornholm kontra Novo

Lille handy bog med praktiske råd til kommunesammenlægningen.

* Michael Harris og Helle Petersen:
»Kommunesammenlægning. Råd og redskaber til intern kommunikation«
DJØF Forlag
75 sider, 150 kroner

Tekst: Karin Sloth, Kommunikationsrådgiver og tidligere kommunalpolitiker

ANMELDELSE. Idéen med at koble kommunikations erfaringerne fra dannelsen af regionskommunen Bornholm og den velsmurte maskine Novo Nordisk er rigtig god. De to forfattere til bogen »Kommunesammenlægning – råd og redskaber til intern kommunikation«, kommunikationsleder Michael Harris og kommunikationsforsker Helle Petersen, har hvert deres praktiske afsæt i henholdsvis Bornholms Regionskommune og Novo Nordisk.

Afsættet er godt. Hvad gik galt på Bornholm, og hvad kunne man have gjort anderledes? Hvad hvis man havde fulgt den kommunikationsopskrift, som anvendes med stor succes i Novo Nordisk?

Formatet er fint – en lille, handy sag på 75 sider er overkommeligt i en tid, hvor de kommunale topchefer har rigeligt andet at se til.

Spørgsmålet er, om målgruppen er kommunikationsfolk eller topchefer? Det er ikke lysende klart. Hvis det var kommunikationsfolk, så ville det have været formålstjenligt med en mere omfattende værk, der uddybede de gode råd om kommunikation, som findes på KLs hjemmeside.

Hvis målgruppen alene var de kommunale topchefer, så skulle bogen have endnu flere illustrative eksempler på de negative konsekvenser, som den mangelfulde kommunikation havde for hele dannelsen af regionskommunen. Bogen lægger sig et sted midt imellem.

Bogens pointe er klar og enkel:

»Kom så i gang med at planlægge kommunikationen og få inddraget mellemlederne i arbejdet.«

Bogen fastslår, at det er mellemlederne, der har ansvaret som rollemodeller og aktive kommunikatører både i forhold til medarbejdere og til topledelsen.

Svagheden i mange kommuner er, at den interne kommunikation aldrig for alvor har været systematiseret i form af en kommunikationspolitik eller -strategi, hvor ansvar og roller i kommunikationen har været fastlagt. Kommunikation i amter og kommuner er som hovedregel fokuseret på borgerne. Det er utilstrækkeligt, når der er tale om forandringskommunikation, hvilket bogen meget fint fastslår.

Det første kapitel, der gennemgår processen på Bornholm, er meget informativt. Hvad skete der og hvor gik det galt? Den beskriver fint den utakt, der er mellem topledelsen, der har travlt med planlægningen, og medarbejderne, som hungrer efter viden om de beslutninger, der endnu ikke er truffet. De to forfattere advarer mod den traditionelle løsning på kommunikationsarbejdet: En overproduktion af nyhedsbreve, designmanualer, hjemmesider og pressemeddelelser.

Behovet hos medarbejdere og mellemledere består i at få svar på de mange spørgsmål, der hober sig op – ikke mindst fordi mellemlederne skal kunne forklare forandringer til medarbejderne, der igen er dem, der har den daglige kontakt med borgerne, og som skal være i stand til at forklare sammenlægningen for borgerne. Redskabet er ifølge forfatterne en strategisk plan for kommunikationen, linjekommunikation og cen/lok-strategi.

På Bornholm blev sammenlægningen håndteret meget uprofessionelt på det kommunikationsmæssige område. I bogen beskrives en procedure, som hører det sidste årtusinde til, hvor kommunikationsafdelingen først bliver inddraget, når ledelsen mener, der er noget, der skal formidles, og hvor hele processen bliver gennemført uden en overordnet kommunikationsstrategi, og uden at kommunikationsansvaret er præciseret i forhold til de enkelte ledere og personalegrupper.

Afsnittet er dejligt konkret og letforståeligt for folk uden kommunikationsfaglig viden, så eksemplerne kan benyttes i processen med at forklare ens egen ledelse, hvad der bør ske på kommunikationsområdet i forbindelse med reformen.

De efterfølgende afsnit er langt mere teoretiske, med forslag til struktur og indhold i en kommunikationsplan for en forandringsproces. Det eneste, jeg har at udsætte på den teoretiske del, er den manglende skelnen mellem en kommunikationsstrategi og den mere operationelle kommunikationsplan.

Substansen i de teoretiske afsnit fejler ikke noget, men af hensyn til de mange kommunikationsfaglige amatører rundt omkring på ledelsesgangene, så ville det have styrket bogen, hvis de mange gode forslag var fulgt op med konkrete eksempler på, hvordan en fagligt kvalificeret kommunikation beviseligt har gjort en forskel – gerne med eksempler fra Novo Nordisk.

De teoretiske afsnit vil alt for let kunne opleves som virkelighedsfjerne for læseren, specielt hvis der er tale om en kommunal leder. I bogen bruges der ikke mange linjer på overvejelser om de komplikationer, der opstår i forhold til den politisk valgte ledelse – hvor de kommunale ledere i overgangsåret får to sæt chefer, dels i form af det gamle byråd og den gamle borgmester, dels sammenlægningsrådene. Det gør det næsten menneskeligt umuligt at levere klare svar til medarbejderne, fordi den politiske ledelse ikke har fundet et fælles fodslag.

Ofte er realiteten i politisk ledede organisationer, at man bliver enige om, at nu er man enige, og formulerer teksten så kryptisk, at begge parter kan tilslutte sig den – men når den så skal oversættes til et klart sprog til medarbejderne, får kommunikationsmedarbejderen ørerne i maskinen, fordi begge parter føler, at teksten fejlfortolkes. Det er en gordisk knude, som bogen ikke får taget stilling til. Men hvor meget kan man også forlange på 75 sider?

Alt i alt en anbefalelsesværdig lille bog med nogle gode hurtige og konkrete råd i sammenlægningsfasen. For de, der i flere år har arbejdet med strategisk kommunikation, er der ikke er meget fagligt nyt, men selv for dem kan der være en god pointe i at kunne referere til en bog, der sammenfatter de dyrekøbte erfaringer fra sammenlægningen på Bornholm med en af landets – også kommunikationsmæssigt – veldrevne virksomheder, Novo Nordisk.